Как организовать корпоратив на Босфоре

Это руководство по подготовке — как провести мероприятие, а не сколько оно стоит. Если Вам нужны цены, что включено и форма брони, они находятся на странице корпоративной аренды яхты. Ниже — то, чему нас научили сами мероприятия.

1. Выберите формат раньше даты

Большинство организаторов начинают с вопроса, какой вечер свободен. Начните вместо этого с того, ради чего проводится мероприятие: формат определяет длительность, кейтеринг и нужный Вам свет, а дата вытекает уже из него.

Минимум в два часа — это нижняя граница, а не цель. Гала-ужин за столами с тремя речами в два часа не помещается; утреннее заседание совета обычно помещается.

2. Зафиксируйте время посадки и считайте назад

Самый частый способ испортить корпоративный вечер не имеет отношения к яхте: это посадка. Пятьдесят гостей, приходящих в течение сорока минут без списка, превращают первую треть Вашего мероприятия в очередь на набережной.

Что помогает каждый раз:

• Пришлите список гостей заранее. Не ради формальностей, а чтобы экипаж посадил всех одним движением, а не сверял имена по одному.
• Дайте гостям одно время посадки и одно место. Посадка идет из Каракёя; отправьте им пеший маршрут из нашего гида «Как добраться до Каракёя», а не точку на карте, потому что ошибаются люди именно на последней сотне метров.
• Заложите пятнадцать минут. Время аренды идет от согласованного отправления, поэтому пятнадцатиминутный запас между «пришли» и «отошли» ничего Вам не стоит и покупает спокойное начало.

3. Решите, когда зал затихнет

Если будет речь, награждение или тост, скажите нам точный момент, когда это должно произойти. Причина физическая: у идущей яхты есть шум двигателя, и речь поверх него доходит до первых двух рядов и больше ни до кого. Мы глушим двигатели ради Вашей речи — а значит, нам нужно примерно знать когда, чтобы маршрут поставил в этот момент за спиной выступающего город, а не пустой участок берега.

Пришлите программу вечера — и маршрут построят вокруг нее. Присланная потом, она становится компромиссом.

4. Кейтеринг: подберите обслуживание под формат

Кейтеринг и обслуживание напитками организуются по запросу и считаются отдельно от аренды, поэтому Вы не покупаете пакет, который используете наполовину. На практике почти любое мероприятие покрывают три уровня:

• Кофе-брейк и легкие закуски — утренние встречи и короткие сессии с клиентами.
• Коктейльное обслуживание с канапе — нетворкинг, презентации, все, где люди должны стоять и перемещаться.
• Ужин за столами — гала-вечера и награждения. Именно он ограничивает число гостей сильнее, чем сама яхта: палуба, вмещающая сто человек стоя, вмещает меньше сидя.

Особенности питания, обслуживание без алкоголя и отдельная договоренность об экипаже или водителе — обычные запросы: внесите их в бриф, а не поднимайте в день мероприятия.

5. Честно о цифрах

Корпоративная аренда подчиняется той же модели, что и любая другая аренда у нас: от €150 в час за всю яхту, минимум два часа, кейтеринг и дополнительные услуги считаются сверху. Вы резервируете яхту, а не места, — Ваши гости единственные на борту.

Две вещи, о которых стоит заранее сказать Вашей финансовой службе. Первое: цифра на человека резко улучшается с ростом группы, потому что стоимость аренды фиксирована, а число гостей — нет; разобранные примеры есть в нашем гиде по ценам на аренду яхты в Стамбуле. Второе: скажите нам на этапе предложения, что должно быть указано в счете и на кого он выставляется, — договор аренды заключается с AST Turizm, обладателем лицензии TÜRSAB № A-805, и правильные реквизиты в предложении избавят Вас от лишнего круга через закупки позже.

Яхты принимают от 12 до 200 гостей; самые крупные приходят из нашего партнерского флота, поэтому необычно большое число гостей — вопрос наличия, а не твердого «нет».

6. Сезон, свет и план на погоду

Вечернее мероприятие живет или умирает от того, когда уходит свет. В конце июня закат держится почти до 20:40, поэтому посадка в 19:00 все еще дает Вам полный золотой час; в декабре его нет уже до 17:40, что превращает то же время в ночную прогулку с подсвеченными мостами — другое мероприятие, не менее хорошее, но планировать его надо осознанно. Помесячная таблица есть в нашем гиде по времени заката.

Дождь не отменяет корпоратив. Есть крытый салон, и презентации идут там так же нормально, как на палубе; наш гид о дожде рассказывает, как мы поступаем с погодой. Бесплатная отмена действует до 24 часов до отправления, а это обычно и есть тот срок, к которому Вы сами собираете подтверждения гостей.

Разобранная программа вечера — три часа, 60 гостей

• 18:45 — гости прибывают в Каракёй, приветственный напиток на палубе у причала
• 19:00 — отход, начинается коктейльное обслуживание
• 19:40 — двигатели заглушены у Ортакёя; речь генерального директора и награждение, город за спиной выступающего
• 20:00 — подача ужина, музыка убавлена до фона
• 21:15 — обратный путь под мостами, музыка громче
• 22:00 — швартовка в Каракёе, гости сходят в течение десяти минут

Меняйте свободно — смысл в том, что присланная заранее программа вечера позволяет маршруту, кейтерингу и двигателям совпасть с Вашим сценарием, а не работать против него.

Как получить предложение

Пришлите дату, число гостей, формат и программу вечера, если она у Вас есть. В ответ Вы получите информацию о наличии и точное предложение — прямое бронирование означает, что из бюджета Вашего мероприятия не уходит комиссия перекупщика, а отвечает Вам тот же человек, который готовит яхту. Коммерческие детали, что включено и презентационную технику на борту смотрите на странице корпоративной аренды яхты; о том, зачем вообще вывозить команду за пределы офиса, читайте в материале «За стенами офиса». Выпускные классы и университетские факультеты рассматриваются отдельно на нашей странице выпускной аренды, а общие вопросы разобраны в разделе вопросов и ответов.