Boğaz’da Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Bu bir planlama rehberi — etkinliğin nasıl yürütüleceğini anlatır, ne tuttuğunu değil. Fiyat, dahil olanlar ve rezervasyon formu için kurumsal yat kiralama sayfasına bakın. Aşağıdakiler ise etkinliklerin kendisinden öğrendiklerimiz.

1. Tarihten önce formatı seçin

Çoğu etkinlik sorumlusu işe “hangi akşam müsait?” diye sorarak başlar. Bunun yerine etkinliğin amacından başlayın — süreyi, ikramı ve ihtiyacınız olan ışığı format belirler; tarih zaten oradan çıkar.

İki saatlik minimum bir taban, hedef değil. Oturmalı yemekli ve üç konuşmalı bir gala iki saate sığmaz; sabahki bir yönetim oturumu genellikle sığar.

2. Biniş saatini sabitleyin, sonra geriye doğru çalışın

Kurumsal bir akşamın rayından çıkmasının en yaygın sebebi yatla ilgili değildir: biniştir. Kırk dakikaya yayılarak gelen elli misafir ve ortada liste yoksa, etkinliğinizin ilk üçte biri iskelede kuyrukta geçer.

Bunu her seferinde çözen şeyler:

• Katılımcı listesini önceden gönderin. Güvenlik gösterisi olsun diye değil — ekip isimleri tek tek kontrol etmek yerine herkesi tek hamlede alabilsin diye.
• Misafirlere tek bir saat ve tek bir yer verin. Biniş Karaköy’den; harita iğnesi yerine Karaköy’e ulaşım rehberimizdeki yürüyüş tarifini paylaşın, çünkü insanların şaşırdığı yer son yüz metredir.
• On beş dakika pay bırakın. Kira süresi, anlaştığınız kalkış saatinden itibaren işler; dolayısıyla “buluşma” ile “hareket” arasındaki on beş dakikalık tampon size hiçbir şeye mal olmaz, karşılığında sakin bir başlangıç kazandırır.

3. Ortamın ne zaman sessizleşeceğine karar verin

Bir konuşma, ödül takdimi veya kadeh kaldırma varsa, tam olarak hangi anda olmasını istediğinizi bize söyleyin. Sebebi fiziksel: seyir hâlindeki bir yatta makine sesi vardır ve bunun üzerine yapılan konuşma yalnızca ön iki sıraya ulaşır. Konuşmanız için makineleri durduruyoruz — bu da kabaca ne zaman olacağını bilmemizi gerektiriyor ki rota, o anda konuşmacının arkasına boş bir kıyı şeridi değil şehri koysun.

Akış planını gönderin, rota onun etrafında kurulsun. Sonradan gelirse, ortaya çıkan şey bir uzlaşmadan ibaret olur.

4. İkram: servisi formata göre seçin

Yiyecek ve içecek servisi talebe göre düzenlenir ve kiradan ayrı fiyatlanır; böylece yarısını kullanacağınız bir paketi satın almış olmazsınız. Pratikte üç seviye neredeyse her etkinliği karşılıyor:

• Kahve arası ve hafif atıştırmalıklar — sabah toplantıları ve kısa müşteri görüşmeleri.
• Kanepe eşliğinde kokteyl servisi — tanışma ağırlıklı buluşmalar, lansmanlar, insanların ayakta ve hareket hâlinde olması gereken her şey.
• Oturmalı yemek — galalar ve ödül törenleri. Misafir sayısını yattan çok bu seçim sınırlar: ayakta yüz kişiyi alan bir güverte, oturmalı düzende daha azını alır.

Özel beslenme talepleri, alkolsüz servis ve ayrı ekip veya şoför düzenlemesi bizim için olağan taleplerdir — bunları etkinlik günü gündeme getirmek yerine baştan brifinge yazın.

5. Rakamlar, olduğu gibi

Kurumsal kiralamalar da diğer tüm kiralamalarımızla aynı modele tabi: tüm yat için saati €150’den başlar, en az iki saat, ikram ve ekstralar üzerine fiyatlanır. Koltuk değil, yatın kendisini ayırtırsınız — yatta yalnızca sizin misafirleriniz olur.

Mali işler ekibinize erken söylemeye değecek iki şey var. Birincisi, kişi başı rakam grup büyüdükçe belirgin biçimde iyileşir; çünkü kira bedeli sabittir, katılımcı sayısı değildir — örnek hesaplar İstanbul yat kiralama fiyat rehberimizde. İkincisi, faturanın neyi göstermesi ve kime kesilmesi gerektiğini bize teklif aşamasında söyleyin — kiralama sözleşmesi TÜRSAB belge no A-805 sahibi AST Turizm ile yapılır ve fatura bilgilerini teklifte doğru yazmak, sonradan satın almaya bir tur daha uğramaktan kurtarır.

Yatlar 12 ila 200 misafir alır; en büyükleri partner filomuzdan gelir, dolayısıyla alışılmadık büyüklükteki bir katılımcı sayısı kesin bir “hayır” değil, müsaitlik meselesidir.

6. Mevsim, ışık ve hava planı

Akşam etkinliğinin kaderini ışığın ne zaman kaybolduğu belirler. Haziran sonunda gün batımı neredeyse 20:40’a kadar sürer; yani 19:00 binişi size yine de dolu dolu bir altın saat bırakır. Aralık’ta ise ışık 17:40’tan önce gider ve aynı saat dilimi, köprüleri aydınlatılmış bir gece turuna dönüşür — farklı bir etkinlik, en az onun kadar iyi, ama bilerek planlanmalı. Ay ay tablo gün batımı saatleri rehberimizde.

Yağmur kurumsal bir etkinliği iptal ettirmez. Kapalı bir iç salon var ve sunumlar orada da güvertedeki kadar rahat yapılır; havanın nasıl yönetildiğini yağmur rehberimiz anlatıyor. Kalkıştan 24 saat öncesine kadar ücretsiz iptal geçerli; bu da zaten çoğu zaman kendi katılım teyitlerinizin son tarihiyle aynı yere denk gelir.

Örnek bir akış planı — üç saatlik akşam, 60 misafir

• 18:45 — misafirler Karaköy’e gelir, iskele tarafındaki güvertede karşılama içeceği
• 19:00 — hareket, kokteyl servisi başlar
• 19:40 — Ortaköy açıklarında makineler durur; genel müdürün konuşması ve ödül takdimi, konuşmacının arkasında şehir
• 20:00 — yemek servisi, müzik fon seviyesine iner
• 21:15 — köprülerin altından dönüş, müzik yükselir
• 22:00 — Karaköy’e yanaşma, misafirler on dakika içinde iner

Rahatça uyarlayın — asıl mesele şu: önceden gönderilen bir akış planı, rotanın, ikramın ve makinelerin programınıza karşı değil onunla birlikte çalışmasını sağlar.

Teklif almak

Tarihi, misafir sayısını, formatı ve varsa akış planını gönderin. Size müsaitlik bilgisi ve net bir teklif dönelim — doğrudan rezervasyon, etkinlik bütçenizden aracı komisyonu çıkmaması demek; üstelik size cevap veren kişiyle yatı hazırlayan kişi aynı. Satış detayları, dahil olanlar ve yattaki sunum teknolojisi için kurumsal yat kiralama sayfasına bakın; ekibi ofis dışına çıkarmanın neden anlamlı olduğu konusunda ise Ofis Duvarlarını Aşın yazısını okuyun. Mezun sınıfları ve üniversite bölümleri ayrıca mezuniyet kiralama sayfamızda ele alınıyor, genel sorular da SSS bölümünde yanıtlanıyor.